تُعد مهارات التواصل الكتابي من الركائز الأساسية في بيئة العمل الحديثة، ويُعتبر البريد الإلكتروني المهني من أهم وسائل التواصل الرسمية، خاصةً مع التطور التكنولوجي وسرعة تدفق المعلومات.

في هذا الفيديو، نقدم لكم دليلاً عملياً لكتابة بريد إلكتروني احترافي وفعّال يساعدك على إيصال رسالتك بوضوح وتحقيق استجابة إيجابية من المستلم.

خطوات كتابة بريد إلكتروني مهني:

1. اختيار عنوان موضوع واضح (Subject):

ابدأ باختيار موضوع مباشر ومحدد يلخص محتوى الرسالة. يجب أن يكون العنوان مهنيًا وواضحًا ليشجع المستلم على فتح البريد وقراءته.

2. بدء البريد بتحية احترافية:

ابدأ الرسالة بتحية رسمية باستخدام اسم العائلة إن وُجد، أو اللقب المهني إن لم يكن الاسم معروفًا.

3. كتابة مضمون الرسالة بوضوح:

عرّف بنفسك (إذا لزم الأمر) ثم ادخل في صلب الموضوع. حدد الهدف من الرسالة واستخدم لغة رسمية ومحترفة. احرص على أن تكون الجمل قصيرة وواضحة، وتجنّب الإطالة أو التكرار.

4. إنهاء الرسالة بفقرة ختامية فعّالة:

اختم البريد بتلخيص سريع للطلبات أو النقاط الأساسية. استخدم عبارات ختامية مهنيّة مثل: “بانتظار ردّكم الكريم” أو “مع خالص التحية”.

5. إضافة توقيع احترافي:

تضمّن التوقيع اسمك الكامل، المسمى الوظيفي، اسم الشركة، ومعلومات الاتصال، ويمكنك أيضًا إدراج شعار الشركة أو صورتك الرسمية.

6. التدقيق والمراجعة:

راجع الرسالة قبل الإرسال وتأكد من خلوها من الأخطاء اللغوية أو الإملائية، ومن إدراج المرفقات المذكورة.

7. المتابعة:

في حال عدم تلقي رد خلال يومين، من الأفضل إرسال رسالة متابعة مهذبة لتذكير المستلم بمحتوى الرسالة الأولى.